Le dossier de demande doit comporter à minima les pièces suivantes :
Pièces obligatoires :
- Lettre de demande de subvention motivée adressée à Monsieur le Président du Conseil départemental,
- Le nom et les coordonnées de l'interlocuteur ou du service en charge du dossier,
- Une délibération du Conseil Municipal, du Conseil Communautaire ou du Conseil Syndical certifiée exécutoire décrivant l'opération projetée, l'engagement de la collectivité sur le projet et présentant le plan de financement prévisionnel,
- Attestation de non-démarrage des travaux,
- Un RIB,
- Dossier de demande rempli et une notice descriptive du projet présentant
1. Le contexte de l'opération, les principaux enjeux détaillant notamment :
a) Les objectifs que l'opération doit permettre d'atteindre,
b) Les besoins que l'opération doit satisfaire,
c) Le cas échéant, les contraintes et exigences de qualité sociale, urbanistique, architecturale, fonctionnelle, technique et économique, d'insertion dans le paysage et de protection de l'environnement.
Pièces complémentaires à fournir selon la nature du projet :
2. La description détaillée de l'opération et des travaux envisagés, modalités de fonctionnement de l'équipement au stade avant-projet sommaire ou avant-projet détaillé permettant d'évaluer les types de travaux et leur éligibilité aux différents dispositifs et intégrant :
- Les photos avant travaux,
- Un descriptif des travaux intégrant des plans avant travaux et les constructions et aménagements envisagés : plan de situation des opérations, plan masse, plan détaillé avec surfaces,
- Le calendrier prévisionnel de réalisation de l'opération (date de début et d'achèvement des travaux),
- Les devis des études et travaux,
- Le détail des engagements en matière de commande publique responsable,
- Déclaration initiale de commande publique responsable (lors du dépôt du dossier de demande de subvention)
- Le plan de financement prévisionnel de l'opération faisant apparaitre les autres financeurs
- Une estimation des frais de fonctionnement le cas échéant ;
- La situation juridique des terrains,
- Les études préalables préexistantes (étude d'opportunité, étude de faisabilité, études préalables le cas échéant, étude d'impact,
- Les autorisations spécifiques sollicitées ou obtenues.
3. L'avis de l'Architecte des Bâtiments de France (ABF), le cas échéant ;
Des documents complémentaires sont demandés spécifiquement pour certains projets tels que des avis. Ces documents sont précisés sur chacune des fiches de présentation des dispositifs.
Les services se réservent le droit de demander tout document supplémentaire non-inscrit sur la fiche d'aide dès lors qu'ils le jugeraient nécessaire pour la bonne compréhension du projet lors de son instruction.
Le maître d'ouvrage peut également fournir toute pièce permettant de compléter son dossier.
Le dépôt d'une demande d'aide ne préjugera en rien de l'attribution de l'aide sollicitée.
Documents complémentaires à déposer pour la demande de subvention :
En compléments des pièces obligatoires du règlement, le dossier de demande de subvention devra comprendre :
− un plan d'équipement complet comprenant notamment un devis esmaf et un budget prévisionnel faisant apparaître les autres partenaires sollicités.
− une note précisant les modalités de fonctionnement (organisme gestionnaire, budget de fonctionnement, conseils ou animations culturelles projetées) et, dans le cas d'un projet intercommunal, une charte d'utilisation signée par les bénéficiaires par laquelle les communes signataires s'engagent à mutualiser leurs moyens pour l'utilisation de ce matériel et à ne pas adresser de demandes spécifiques au Département en ce domaine.
