Typologies d'opérations/de projets éligibles
Petits travaux d'investissement immobilier, mise en sécurité et protection des personnes, aléas météorologiques (exemple : groupe électrogène et climatisation…).
Dépenses éligibles
Travaux et honoraires, équipements d'investissement.
Cumul de subventions
Sauf cas particuliers liés à la transition énergétique ou à la revitalisation, dynamisation des centres-bourgs et centres-villes, il n'est pas possible de cumuler plusieurs dispositifs départementaux pour une même opération sur les mêmes bases éligibles.
Démarrage des travaux
Afin de garantir l'effet incitatif de l'aide, aucune demande de financement ne peut être présentée après le démarrage des travaux, sauf en cas de caractère d'urgence des travaux ou de danger ou de péril imminent.
Tout commencement d'exécution d'opération non autorisé avant un accord de subvention fera perdre le bénéfice de l'aide sollicitée.
Dans tous les cas, la décision d'octroi devra intervenir avant la date d'achèvement des travaux.
III- INSTRUCTION DES DEMANDES ET DÉCISION D'OCTROI
Recevabilité des demandes
La recevabilité du dossier sera effectuée après vérification de sa complétude et de son éligibilité.
Dans le cas d'un dossier incomplet, le demandeur sera informé par le service instructeur des pièces manquantes à produire dans un délai de 3 mois. Une fois les pièces transmises, un accusé de réception dossier complet sera envoyé dans un délai de 2 mois.
À défaut de complétude d'un dossier dans les délais impartis l'instruction ne pourra être engagée et la demande de subvention pourra être jugée irrecevable.
Instructions des demandes
Les instructions seront établies par les services gestionnaires des aides.
Au regard des pièces reçues et des critères d'appréciations définis par dispositif, les agents du Département procèderont aux instructions des demandes reçues et solliciteront au besoin les porteurs de projets pour tous compléments utiles à la validation des instructions. Un avis technique sera rendu par le service ou la Direction concerné.
Les demandes seront traitées par ordre de dépôt de dossier complet.
L'instructeur procèdera à l'examen du dossier pour vérifier sa complétude, sa recevabilité et proposera en fonction des critères généraux et spécifiques à chaque dispositif, des bases de dépenses éligibles et des taux d'intervention maximal et des autres cofinancements sollicités un montant d'aide potentiel et un taux d'intervention.
Les dépenses éligibles seront regardées en fonction de la nature des dépenses de l'opération et retenues sur des bases TTC.
Dans le cas d'une subvention après sinistre, la subvention sera calculée sur le coût net restant à charge du bénéficiaire c'est à dire le coût de travaux duquel est déduit le remboursement des assurances.
Décision d'octroi
Après instruction, les demandes d'aides seront soumises à délibération des instances départementales.
Toute subvention départementale est attribuée pour la réalisation d'une opération précise et identifiée.
La délibération fixera pour l'opération un montant de dépenses éligibles, un taux d'aide et un montant maximum de subvention et les modalités d'octroi seront précisées par notification ou convention.
Le montant de la subvention sera arrondi à l'euro supérieur.
La contractualisation de l'aide sera faite au regard des dépenses éligibles TTC, des taux applicables, des bonifications éventuelles et des plafonds de dépenses éligibles applicables par dispositifs. Le taux d'intervention contractualisé ne pourra être révisé à la hausse, il pourra faire l'objet d'ajustement au solde au regard des autres cofinancements obtenus.
Le taux d'intervention s'appliquera au montant des dépenses éligibles retenues au solde, en cas de sous réalisation ou de modification des bases de dépenses éligibles, le montant de l'aide sera ajusté.
La décision d'attribution sera alors notifiée au bénéficiaire. Pour les aides supérieures à 23 000 €, elle fera l'objet d'une convention éditée en double exemplaires (un pour le Département et un pour le bénéficiaire).
L'aide départementale ne pourra être considérée comme acquise qu'à compter de la notification au bénéficiaire de la décision d'attribution prise par l'organe délibérant.
IV- PAIEMENT DES AIDES
Versement des subventions
Les demandes de paiement devront être présentées opération par opération et faire référence à la délibération accordant la subvention. Elles devront être transmises en version papier ou dématérialisée à l'adresse communiquée par le Département au moment de l'attribution de la subvention.
Le bénéficiaire pourra solliciter le Département dans les conditions précisées ci-après. Il sera vérifié que l'opération est conforme au projet présenté au moment de la demande d'attribution de l'aide en complément des pièces transmises, des visites sur place de contrôle pourront être effectuées par les services du Département.
La subvention sera versée par le Département sur appel de fonds du bénéficiaire, selon les règles ci-après¹ :
- Pour les opérations dont la subvention départementale est inférieure à 23 000 € :
- Le versement de l'aide sera effectué à la fin de réalisation de l'opération en une seule fois sur présentation des documents suivants et dans les conditions de versement des soldes décrites ci-après.
- Pour les opérations dont la subvention départementale est comprise entre 23 000 € et 300 000 € : les versements seront effectués en deux fois, un acompte et un solde.
- Pour le premier acompte :
Le bénéficiaire ou son représentant dûment habilité pourra solliciter une demande d'acompte de 50% au démarrage des travaux et devra présenter :
- un certificat d'engagement de l'opération accompagné d'un ordre de service pour les marchés de travaux,
- un calendrier prévisionnel de réalisation.
- Le solde sera versé au prorata des dépenses réalisées et justifiées, du taux conventionné et dans la limite du montant prévisionnel de la subvention, dans les conditions détaillées ci-après.
¹ Sauf conditions particulières fixées dans le dispositif et intégrées aux conventions ou avenants.
- Pour les opérations dont la subvention départementale est supérieure à 300 000 € : les versements pourront être effectués en trois fois, deux acomptes et un versement de solde.
- Pour le premier acompte :
Le bénéficiaire ou son représentant dûment habilité pourra solliciter une demande d'acompte de 30% au démarrage des travaux et devra présenter :
- un certificat d'engagement de l'opération accompagné d'un ordre de service pour les marchés de travaux,
- un calendrier prévisionnel de réalisation.
- Pour le second acompte :
Le bénéficiaire ou son représentant dûment habilité pourra solliciter une demande d'acompte intermédiaire de 30% et devra présenter un décompte intermédiaire des travaux et/ou équipements représentant au moins 60 % des dépenses réalisées et éligibles. Ce décompte sera présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif de toutes les dépenses mandatées et acquittées (TTC)
Conditions de versement du solde :
Pour tous les types d'opérations décrites ci-avant, le versement du solde ne pourra intervenir qu'après l'achèvement complet, dans les délais de réalisation prévus, sur justification du montant des dépenses effectivement supportées par le bénéficiaire et, le cas échéant, après la prise en compte des prescriptions particulières stipulées dans la décision d'attribution.
Le solde sera versé au prorata des dépenses éligibles réalisées et justifiées, du taux conventionné et dans la limite du montant prévisionnel de la subvention, sur présentation pour chaque opération :
- Une demande de paiement signée,
- Une présentation de l'opération achevée (descriptif des travaux, photos, usages de l'équipement...),
- Une attestation de réalisation des travaux et/ou équipements attestant l'achèvement des travaux,
- Un décompte définitif des travaux et/ou équipements, présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif de toutes les dépenses mandatées et acquittées (TTC),
- Le plan de financement définitif de l'opération validé détaillant les participations de chacun des financeurs.
Le montant de la subvention n'est jamais révisable à la hausse.
En revanche, il peut faire l'objet d'une minoration. La subvention peut être réduite si le coût réel des travaux ou des acquisitions, attesté par des justificatifs acquittés et certifiés (état récapitulatif, factures, mémoires et/ou toute autre pièce comptable), est moindre que le montant prévisionnel soumis dans la candidature ou si le taux de cofinancement au solde dépassait 80 %, l'aide du Département serait révisée.
Le trop-perçu éventuel versé lors des acomptes et constaté au solde, en cas de sous réalisation de surfinancement ou de dépassement du taux des 80%, fera l'objet d'un remboursement par le bénéficiaire de la subvention.
Les demandes de versement (acompte ou solde) présentées après le 30 septembre de l'année en cours, seront susceptibles d'être traitées l'année suivante.
V- DURÉE DE VALIDITÉ ET RÉVISION
Délais de réalisation
Toutes les subventions seront considérées comme caduques :
- si, à l'expiration d'un délai de 2 ans à compter de la décision d'octroi de la subvention, l'achat d'équipement n'a pas été réalisé ou si les travaux, au titre de laquelle l'aide a été accordée, n'ont pas démarré ou si la demande de versement du premier acompte n'a pas été présentée par le maître d'ouvrage bénéficiaire de la subvention ;
- si, à l'expiration d'un délai de 4 ans à compter de la décision d'octroi de la subvention, le solde de l'aide apportée n'a pas été sollicitée. Ce délai pourra être porté à 6 ans pour les dossiers complexes liés à des autorisations particulières notamment pour les monuments historiques, les établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes ou des projets nécessitant des études complexes ou autorisations particulières, dans ce cas le délai sera précisé dans la convention.
Révision ou annulation
Une subvention accordée pour une opération ne pourra refaire l'objet d'une nouvelle délibération révisant à la hausse le montant de la subvention. En revanche, il pourra être revu à la baisse, conformément aux conditions de versement du solde.
Si le bénéficiaire renonce à la réalisation d'une opération pour laquelle il a reçu une subvention du Département, il doit en informer le plus tôt possible le Président du Conseil Départemental pour annuler la subvention si elle n'a pas été versée, ou faire procéder au reversement des sommes déjà liquidées à ce titre.
Tout changement d'affectation de la subvention du Département sans accord de ce dernier entraînera son annulation et le reversement des acomptes versés.
Toute modification dans la réalisation de l'opération donnera lieu à la signature d'un avenant entre les partenaires ou d'un nouvel arrêté, sans révision budgétaire à la hausse.
Sans transmission d'une demande motivée de prolongation des délais de démarrage ou de réalisation avant leurs échéances, en cas de dépassement des délais mentionnés ci-dessus, avant la signature d'un avenant ou d'un nouvel arrêté, l'aide pourra être annulée.
À défaut de demande de prolongation transmise par le bénéficiaire, un arrêté de retrait de l'octroi de l'aide sera pris après décision de la Commission Permanente.
VI – OBLIGATIONS DU BÉNÉFICIAIRE
Communication
Le bénéficiaire d'une subvention est chargé d'informer le public de la participation financière qui lui est attribuée dans le but de rendre compte avec clarté et transparence de l'utilisation des fonds publics.
Cela implique notamment de :
− Mentionner sur tous les supports de communication le soutien du Département des Landes en le citant et en apposant son logo parmi les partenaires (disponible sur le site landes.fr ou auprès du service communication (communication@landes.fr),
− Informer la presse et les médias du projet,
− Faire figurer la mention "avec le soutien du Département" ainsi que le logo du Département sur tous les documents promotionnels ou d'information, dossiers et article de presse en lien avec le projet,
− Solliciter le Président du Département pour participer à l'inauguration de l'équipement le cas échéant,
− Panneau de chantier mention financeur
− En cas de manquement aux obligations de communication, un message écrit (courriel ou courrier) rappelant les engagements fixés au règlement et appelant à la régularisation immédiate ou à venir sera transmis, en fonction de la nature des documents concernés et de la date de réalisation prévue du projet.
Si passé un délai de 15 jours, ou en cas de réitération des faits, le non-respect des engagements fixés au règlement venait à persister, le bénéficiaire s'expose au risque du non-versement total ou partiel la subvention attribuée ou à la demande d'une rétrocession de tout ou partie des sommes perçues.
Les travaux dont la maîtrise d'ouvrage est assurée par le bénéficiaire pourront faire l'objet d'une communication de la part du Département des Landes à destination des usagers.
Autres obligations du bénéficiaire
Lorsque le projet jouxte ou concerne le domaine public départemental, le maître d'ouvrage devra obligatoirement prendre contact avec la direction concernée (Mobilité et infrastructures, Bâtiments…) du Conseil départemental, afin de l'associer le plus en amont possible.
VII - LITIGES ET VOIES DE RECOURS
L'attribution d'une subvention effectuée par délibération du Conseil départemental ou de la Commission Permanente peut faire l'objet d'un recours devant le Tribunal administratif de Pau dans un délai de deux mois. Ces délibérations sont également publiées sur le site internet du Département après leur adoption.
