Le dossier de demande doit comporter à minima les pièces suivantes :
Pièces obligatoires :
- Lettre de demande de subvention motivée adressée à Monsieur le Président du Conseil départemental,
- Le nom et les coordonnées de l'interlocuteur ou du service en charge du dossier,
- Une délibération du Conseil Municipal, du Conseil Communautaire ou du Conseil Syndical certifiée exécutoire décrivant l'opération projetée, l'engagement de la collectivité sur le projet et présentant le plan de financement prévisionnel,
- Attestation de non-démarrage des travaux,
- Un RIB,
- Dossier de demande rempli et une notice descriptive du projet présentant
1. Le contexte de l'opération, les principaux enjeux détaillant notamment :
a) Les objectifs que l'opération doit permettre d'atteindre,
b) Les besoins que l'opération doit satisfaire,
c) Le cas échéant, les contraintes et exigences de qualité sociale, urbanistique, architecturale, fonctionnelle, technique et économique, d'insertion dans le paysage et de protection de l'environnement.
Pièces complémentaires à fournir selon la nature du projet :
2. La description détaillée de l'opération et des travaux envisagés, modalités de fonctionnement de l'équipement au stade avant-projet sommaire ou avant-projet détaillé permettant d'évaluer les types de travaux et leur éligibilité aux différents dispositifs et intégrant :
- Les photos avant travaux,
- Un descriptif des travaux intégrant des plans avant travaux et les constructions et aménagements envisagés : plan de situation des opérations, plan masse, plan détaillé avec surfaces,
- Le calendrier prévisionnel de réalisation de l'opération (date de début et d'achèvement des travaux),
- Les devis des études et travaux,
- Le détail des engagements en matière de commande publique responsable,
- Déclaration initiale de commande publique responsable (lors du dépôt du dossier de demande de subvention)
- Le plan de financement prévisionnel de l'opération faisant apparaitre les autres financeurs
- Une estimation des frais de fonctionnement le cas échéant ;
- La situation juridique des terrains,
- Les études préalables préexistantes (étude d'opportunité, étude de faisabilité, études préalables le cas échéant, étude d'impact,
- Les autorisations spécifiques sollicitées ou obtenues.
3. L'avis de l'Architecte des Bâtiments de France (ABF), le cas échéant ;
Des documents complémentaires sont demandés spécifiquement pour certains projets tels que des avis. Ces documents sont précisés sur chacune des fiches de présentation des dispositifs.
Les services se réservent le droit de demander tout document supplémentaire non-inscrit sur la fiche d'aide dès lors qu'ils le jugeraient nécessaire pour la bonne compréhension du projet lors de son instruction.
Le maître d'ouvrage peut également fournir toute pièce permettant de compléter son dossier.
Le dépôt d'une demande d'aide ne préjugera en rien de l'attribution de l'aide sollicitée.
Documents complémentaires à déposer pour la demande de subvention :
En complément des pièces obligatoires précisées dans la partie I du règlement, le dossier de demande de subvention devra comprendre :
- le dossier technique complet comprenant les plans et devis estimatifs détaillés, le descriptif détaillé des équipements et les schémas d'implantation, le récapitulatif des surfaces ;
- une note de présentation du projet de lecture publique détaillant la stratégie de la collectivité en matière de définition de sa politique publique, et le scénario de fonctionnement (budget d'acquisition, budget d'action culturelle, nombre d'agents, horaires d'ouverture, volumétrie des collections par type de collection…) et du calendrier de l'opération ;
- une note précisant l'intérêt culturel et/ou patrimonial pour le département.
