Le dossier de demande doit comporter à minima les pièces suivantes :
Pièces obligatoires :
- Lettre de demande de subvention motivée adressée à Monsieur le Président du Conseil départemental,
- Le nom et les coordonnées de l'interlocuteur ou du service en charge du dossier,
- Une délibération du Conseil Municipal, du Conseil Communautaire ou du Conseil Syndical certifiée exécutoire décrivant l'opération projetée, l'engagement de la collectivité sur le projet et présentant le plan de financement prévisionnel,
- Attestation de non-démarrage des travaux,
- Un RIB,
- Dossier de demande rempli et une notice descriptive du projet présentant
1. Le contexte de l'opération, les principaux enjeux détaillant notamment :
a) Les objectifs que l'opération doit permettre d'atteindre,
b) Les besoins que l'opération doit satisfaire,
c) Le cas échéant, les contraintes et exigences de qualité sociale, urbanistique, architecturale, fonctionnelle, technique et économique, d'insertion dans le paysage et de protection de l'environnement.
Pièces complémentaires à fournir selon la nature du projet :
2. La description détaillée de l'opération et des travaux envisagés, modalités de fonctionnement de l'équipement au stade avant-projet sommaire ou avant-projet détaillé permettant d'évaluer les types de travaux et leur éligibilité aux différents dispositifs et intégrant :
- Les photos avant travaux,
- Un descriptif des travaux intégrant des plans avant travaux et les constructions et aménagements envisagés : plan de situation des opérations, plan masse, plan détaillé avec surfaces,
- Le calendrier prévisionnel de réalisation de l'opération (date de début et d'achèvement des travaux),
- Les devis des études et travaux,
- Le détail des engagements en matière de commande publique responsable,
- Déclaration initiale de commande publique responsable (lors du dépôt du dossier de demande de subvention)
- Le plan de financement prévisionnel de l'opération faisant apparaitre les autres financeurs
- Une estimation des frais de fonctionnement le cas échéant ;
- La situation juridique des terrains,
- Les études préalables préexistantes (étude d'opportunité, étude de faisabilité, études préalables le cas échéant, étude d'impact,
- Les autorisations spécifiques sollicitées ou obtenues.
3. L'avis de l'Architecte des Bâtiments de France (ABF), le cas échéant ;
Des documents complémentaires sont demandés spécifiquement pour certains projets tels que des avis. Ces documents sont précisés sur chacune des fiches de présentation des dispositifs.
Les services se réservent le droit de demander tout document supplémentaire non-inscrit sur la fiche d'aide dès lors qu'ils le jugeraient nécessaire pour la bonne compréhension du projet lors de son instruction.
Le maître d'ouvrage peut également fournir toute pièce permettant de compléter son dossier.
Le dépôt d'une demande d'aide ne préjugera en rien de l'attribution de l'aide sollicitée.
En complément des pièces obligatoires exigées au titre de la partie I du règlement article 9, le dossier de demande de subvention doit également comprendre :
- le rapport annuel connu sur le prix et la qualité des services publics (RPQS) de l'eau potable et de l'assainissement en référence au décret n° 95-635 du 6 mai 1995,
- les conditions particulières avec les abonnés non domestiques (industriels...) pour le financement de la part leur incombant dans la réalisation des ouvrages.
Dans le cas d'une première réalisation d'ouvrages collectifs, la collectivité devra présenter une étude comparative des différentes techniques d'assainissement permettant d'obtenir un coût par équivalent-habitant ou par branchement présentant le meilleur rapport qualité-prix.
Dans le cadre des études de diagnostics de réseaux et de schémas directeurs, ainsi que des études d'infiltration, le maître d'ouvrage destinataire de la subvention procédera à la création d'un comité de suivi de l'étude dans lesquels seront associés les services techniques du Département et les représentants de l'Agence de l'Eau Adour-Garonne.
Les rapports intermédiaires d'étude et les comptes-rendus de chantier devront être transmis par mail au fil de l'eau.
En complément des pièces obligatoires exigées au titre de la partie I du règlement article 15, les pièces suivantes seront exigées pour le versement du solde de la subvention :
- Pour les études, un exemplaire du rapport final validé et l'attestation d'achèvement de l'étude signée par le maître d'ouvrage
- Pour les opérations de travaux, le procès-verbal de réception sans réserve signé par le maître d'ouvrage et le titulaire du marché, le dossier des ouvrages exécutés (DOE), les plans de récolement, l'attestation de conformité des tests de réception pour les réseaux et le procès-verbal d'essai pour les ouvrages de pompage et de traitement.
