Article 1er
Le Département des Landes dispose d’un matériel technique professionnel destiné prioritairement à l’accueil d’expositions et de spectacles vivants.
Ce matériel relevant d’un usage professionnel, il induit deux types de mise à disposition :
- Mise à disposition simple : tapis de danse, scène, praticables, pendrillons, grilles, vitrines.
- Mise à disposition soumise à l’emploi d’un ou plusieurs techniciens qualifiés : armoires électriques, structures d’accroche et pieds de levage, matériels de sonorisation et d’éclairage.
Article 2
La mise à disposition du matériel est gratuite pour les emprunteurs landais, sous réserve du respect des articles 3 et 4 du présent règlement. L'enlèvement, le transport, le montage, le démontage et le retour du matériel sont à la charge de l'emprunteur, aux conditions convenues avec le technicien régisseur départemental, notamment concernant le nécessaire renfort de personnels pour la prise en charge ou la mise en œuvre. Les dépenses de consommables sont à la charge de l'emprunteur. Le matériel du Département ne devra en aucun cas faire l'objet d'un usage autre que celui pour lequel il a été emprunté.
Article 3
Avant toute démarche officielle, l’emprunteur s’assurera de la recevabilité de sa demande au vu des clauses du présent règlement.
Il devra ensuite adresser une demande de prêt par mail à l’adresse culture@landes.fr ou, à défaut, une demande par courrier à l’attention de Monsieur le Président du Conseil Départemental des Landes, entre deux et six mois avant la date de prise en charge du matériel demandé, et en précisant : ses coordonnées (téléphone à minima), les dates et l’objet précis de la manifestation, la nature du matériel sollicité, les dates d’enlèvement et de retour proposées.
Les modalités de prêt de matériel seront encadrées par la signature d’une convention entre l’emprunteur et le Département, qui précisera notamment :
- les dates et les conditions d’enlèvement et de retour,
- le nom et les coordonnées de la personne ou du service responsable des conditions d’enlèvement et du retour du matériel,
- la valeur locative qui servira de base à la valorisation de cette contribution en nature, conformément à l’article 8 du présent règlement,
- la valeur d’assurance du matériel.
- pour le matériel scénique uniquement, la nécessité, s’il y a lieu, d’embaucher des techniciens qualifiés pour la mise en œuvre du matériel, afin de respecter la réglementation du travail relative à l’emploi de ces personnels spécialisés.
Le matériel du Département ne devra en aucun cas faire l’objet d’un usage autre que celui pour lequel il a été emprunté.
Article 4
Dans le cadre de la mise à disposition de matériel scénique soumise à l'emploi d'un ou plusieurs techniciens qualifiés, l'emprunteur devra présenter au Département les noms et les habilitations des personnels qu'il prévoit d'engager. L'emprunteur s'engage à respecter les préconisations du technicien régisseur départemental concernant : le respect de la réglementation du travail des techniciens qualifiés ; les modalités de prise en charge du matériel emprunté : caractéristiques du véhicule en charge du transport, nombre de personnes équipées de protections individuelles (gants, chaussures) à mobiliser pour l'enlèvement et le retour du matériel, modalités de conditionnement du matériel emprunté.
Article 5
La remise du matériel est supervisée par un technicien du Département qui contrôle les modalités de sa prise en charge, ainsi que son état, en présence de l'emprunteur, avant et après la mise à disposition. Il lui remet également la charte d'utilisation du matériel garantissant un usage conforme aux attentes du Département.
Article 6
L'emprunteur devra faire état du prêt de matériel via ses propres outils de communication et/ou par le biais de ceux remis par le Département lors de l'enlèvement du matériel.
Article 7
Concernant l'assurance des matériels empruntés, la couverture des risques en Dommages aux biens (incendie, vol, vandalisme, bris de machines, dommages électriques, explosion, foudre et tempêtes…) est à la charge de l'emprunteur dès la prise en charge des dits matériels. Une attestation d'assurance des matériels empruntés pendant la période du prêt devra être fournie par le signataire de la convention au Département des Landes, une semaine avant la date du prêt. En cas de sinistre non couvert par l'assurance de l'emprunteur, le remplacement ou la réparation du matériel sera facturé à l'emprunteur.
Article 8
Conformément à la loi Économie Sociale et Solidaire du 31 juillet 2014, et sa circulaire du 29 septembre 2015, le prêt de matériel relève d'une contribution en nature accordée par le Département à l'emprunteur.
Si la manifestation visée par le prêt bénéficie par ailleurs d'une subvention monétaire du Département, sa valorisation devra être reportée dans les documents financiers que l'organisateur de la manifestation adressera à la collectivité.
