Les outils d'animation des Archives départementales sont prêtés pour une durée maximale de 3 mois. Au-delà de ce délai, une convention de prêt doit être établie.
Le questionnaire de satisfaction (également disponible sur le site internet des Archives départementales des Landes) qui accompagne l'outil d'animation emprunté, sera rendu renseigné aux Archives départementales des Landes au retour de l'exposition. Outil statistique de mesure d'impact des actions départementales, il permet de mesurer la qualité de l'offre culturelle proposée.
Les outils d'animation de la Médiathèque départementale sont prêtés pour une durée de 15 jours à 2 mois maximum (dans un cadre particulier, des délais supplémentaires peuvent être accordés).
Les outils d'animation de la Conservation départementale des musées et du patrimoine sont prêtés pour une durée de 15 jours à 3 mois maximum. Au-delà de ce délai, une convention de prêt doit être établie.
COMMUNICATION
Les supports de communication (affiches, dépliants, tracts, cartons d'invitation...) ainsi que les annonces médias réalisées dans le cadre de ces prêts doivent en mentionner la provenance : « Département des Landes » et faire apparaître le logo du Département (disponible sur demande).
MODALITÉS D'EMPRUNT
Les outils d'animation sont prêtés en priorité aux partenaires des services concernés :
Archives départementales : établissements scolaires en priorité, communes, communautés de communes et d'agglomération, médiathèques, bibliothèques, associations.
Médiathèque départementale : médiathèques et bibliothèques du réseau départemental. Le prêt doit s'inscrire dans un projet d'action culturelle et de valorisation des collections. Selon les disponibilités et le projet, les matériels peuvent faire l'objet de prêt aux centres de documentation et d'information (CDI).
Conservation départementale des musées et du patrimoine : établissements scolaires en priorité, communes, communautés de communes et d'agglomération, médiathèques, bibliothèques, associations.
Dispositif « Connaissance partagée du Patrimoine » : communes, communautés de communes et d'agglomération, médiathèques, bibliothèques, associations, établissements scolaires.
MODALITÉS DE RÉSERVATIONS
Pour accompagner l'emprunteur dans sa démarche d'animation, sont fournis le détail de chaque notice d'inventaire ou fiche descriptive, les renseignements pratiques (nombre de panneaux, format, quantité de documents, matériel d'accompagnement, …).
ENLÈVEMENT ET RETOUR
Les outils d'animation (expositions, jeux, documents, ….) se trouvent sous la responsabilité de l'emprunteur.
Toute anomalie, à réception du matériel par l'emprunteur, devra être signalée aux services prêteurs dans les 48 heures suivant l'emprunt.
L'exposition et ses outils d'accompagnement seront contrôlés par l'emprunteur avant restitution.
Ils seront rendus complets : la totalité des éléments dans leur rangement, propres (panneaux d'exposition et documents ne doivent comporter ni gommette ni trace d'adhésif, …).
Tout problème devra être signalé au service prêteur qui effectuera un contrôle systématique au retour de l'outil d'animation. Tout élément perdu ou détérioré sera susceptible d'être remplacé par l'emprunteur.
L'enlèvement et le retour des outils d'animation itinérants s'effectuent selon les dispositions prévues par les services prêteurs :
Archives départementales : uniquement aux Archives départementales des Landes par l'emprunteur.
Médiathèque départementale : par le biais des navettes au jour de passage prévu pour la médiathèque. L'enlèvement et le retour peuvent également s'effectuer à la Médiathèque départementale.
Conservation départementale des musées et du patrimoine : par l'emprunteur sur le site de stockage.
ASSURANCES
Archives départementales : une attestation d'assurance sera demandée uniquement pour le prêt de l'exposition « Herbiers : trésors vivants ».
Médiathèque départementale : le matériel d'animation prêté doit être assuré pour la valeur figurant sur la notice d'inventaire.
Conservation départementale des musées et du patrimoine : le matériel d'animation ou les expositions prêtés doivent être assurés pour la valeur figurant sur la notice d'inventaire ou la fiche technique.
