L'attribution de subventions départementales ne peut s'effectuer que dans les domaines et champs de compétences autorisés par les lois et règlements en vigueur. Elle est conditionnée par l'existence d'un intérêt départemental et justifiée par le principe de recherche de l'intérêt général. L'attribution d'une subvention ne constitue jamais un droit pour le demandeur. Le Département ne peut verser de subvention entrant dans les catégories suivantes : - les projets relevant du domaine concurrentiel, sauf exceptions expressément prévues par les lois et règlements ; - les projets ne présentant pas un intérêt départemental ; - les projets d'investissement conduits dans un but de revente ; - les projets privés non-accessibles au public ; - les associations ou projets cultuels (hors travaux sur édifice) ; - les associations ou projets à vocation politique ; - les associations syndicales au titre d'un soutien financier dans un conflit collectif du travail.
Une subvention ne peut être attribuée à un tiers qui n'en a pas fait expressément la demande. Le Département des Landes ne peut en exiger de contrepartie au-delà des engagements conventionnels. L'attribution d'une subvention est :
d'une convention pluriannuelle, en raison du principe d'annualité budgétaire. Le Département des Landes adopte et informe l'association bénéficiaire de la décision d'attribution chaque année au regard du projet de l'année en cours et sous réserve de l'inscription des crédits au budget de l'exercice considéré ;
subventions aux associations en fonction de ses priorités en termes de politiques publiques et de l'intérêt départemental à agir. Les subventions attribuées sont caractérisées par :
Commission Permanente et les pièces afférentes au versement de la subvention (courrier d'information et/ou convention) ;
Pour bénéficier d'une subvention du Département, il est nécessaire de :
PROCÉDURE D'INSTRUCTION DES DOSSIERS
L'accusé de réception du dossier
Au moment du dépôt d'une demande, un accusé de réception est systématiquement envoyé au demandeur.
L'accusé de réception du dossier complet ne constitue pas une décision, favorable ou défavorable.
Complétude du dossier
Le dossier dûment complété est analysé par le service instructeur dédié. Un dossier est considéré comme complet lorsqu'il réunit les trois conditions cumulatives suivantes :
En cas de dossier incomplet, la demande de pièces complémentaires est notifiée à l'association. À compter de cette demande, l'instruction du dossier est suspendue tant que les justificatifs manquants n'ont pas été apportés.
Passé un délai d'un mois à compter du jour de la demande complémentaire, le Département peut prononcer unilatéralement la clôture administrative du dossier. En cas de retard ou de difficulté rencontrée, l'association demandeuse en informe préalablement le Département qui pourra proroger le délai de transmission des pièces justificatives.
L'analyse porte sur la recevabilité de la demande et sur sa pertinence selon les dispositions exposées dans le présent règlement, notamment :
Le Département est fondé à demander tout document ou information complémentaire à l'association demandeuse susceptible d'éclairer sa décision d'attribution.
Indicateurs et informations pris en compte dans l'examen du dossier
Chaque demande complète est instruite en prenant en compte les informations et indicateurs contenus dans le dossier déposé, notamment :
Principe du financement unique et objet de la demande
Nul ne peut bénéficier de plus d'une subvention du Département pour le même objet.
Pour une demande de subvention d'ordre général (téléservice général), dont le programme d'activités prévisionnel relève de différentes thématiques d'intervention du Département, une demande unique doit être déposée. Elle fait apparaître les actions (descriptif et programme et/ou rétro-calendrier prévisionnel), ainsi que les recettes et les dépenses prévisionnelles rattachées à chaque thématique.
Toutefois, l'association peut déposer une demande distincte dès lors qu'elle relève d'un dispositif particulier (dépôt dans un téléservice particulier). Elle s'assure de son éligibilité aux dispositifs particuliers dont les conditions sont mentionnées dans les règlements particuliers tels que mentionnés à l'article 2 du présent règlement.
Informations et indicateurs complémentaires
Le Conseil départemental se réserve la possibilité d'intégrer des questions ou demandes d'indicateurs dans les téléservices de demandes de subventions avec un caractère obligatoire.
Ces éléments comportent un caractère uniquement indicatif pour les services du Conseil départemental et ne constituent en aucun cas un fondement à la décision.
MODALITÉS DE DÉCISION D'ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION
Une fois l'instruction terminée, les dossiers font l'objet d'un rapport soumis au Conseil départemental ou à la Commission Permanente pour l'examen des demandes.
La décision d'attribution d'une subvention relève exclusivement de la compétence du Conseil départemental, ou par délégation, de la Commission Permanente.
Cette décision prend la forme d'une délibération qui vaut engagement juridique.
MODALITÉS DE PUBLICITÉ DE LA DÉCISION D'ATTRIBUTION
Publication de la délibération autorisant l'attribution de la subvention
Toute délibération portant attribution d'une subvention est publiée sur le site internet du Département des Landes après son adoption par le Conseil départemental ou la Commission Permanente.
Courrier d'information
La décision du Conseil départemental ou de la Commission Permanente est notifiée au bénéficiaire par un courrier d'information.
Il comprend l'ensemble des informations nécessaires à l'association, dont l'objet, le montant accordé, les modalités de versement et les obligations du bénéficiaire telles que définies dans le présent règlement ou dans un règlement particulier.
Conventionnement
Conventions triennales de coopération
Le Département et l'association dont la demande de subvention de fonctionnement général est supérieure ou égale à 23 000 € établissent une Convention triennale de coopération.
Cette convention fixe l'objet, les axes de coopération, les indicateurs de réussite ou de performance, les conditions de versements et les obligations réciproques des signataires relatifs à l'attribution de la subvention.
Elle ne peut être renouvelée tacitement. Son renouvellement est subordonné à l'évaluation des actions de l'association, ainsi qu'aux contrôles mis en œuvre dans le cadre du plan de contrôle départemental, y compris au regard des besoins en fonds de roulement de l'association.
Convention d'application financière
Le Département et l'Association établissent une Convention d'application financière dans les deux configurations suivantes :
MODALITÉS DE VERSEMENT
MODALITÉS DE VERSEMENT RELATIVES AUX SUBVENTIONS DE FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL
Suite à l'attribution d'une ou plusieurs subventions, les modalités de versement suivantes s'appliquent :
Le solde de la subvention ne peut être versé en l'absence de présentation des pièces justificatives précitées. Si, passé un délai d'un mois à compter du jour de la relance administrative ayant pour but la production des pièces justificatives manquantes, l'Association manque à son obligation de transmission, le Département peut prononcer unilatéralement la clôture administrative du dossier. Celle-ci a pour conséquence le non-versement définitif du solde de la subvention.
En cas de retard ou de difficulté rencontrée, l'association demandeuse en informe préalablement le Département qui pourra proroger le délai de transmission des pièces justificatives.
Des modalités de versement particulières peuvent être mises en œuvre de manière dérogatoire lors du versement d'une subvention. Ces dernières sont alors précisées dans le règlement particulier afférent et/ou, dans la délibération d'attribution et les éventuelles conventions établies.
MODALITÉS DE VERSEMENT RELATIVES AUX SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENT
Lorsqu'elles ne relèvent pas d'un règlement particulier, les subventions d'investissement sont versées conformément aux dispositions prévues par la délibération du Conseil départemental ou de la Commission Permanente ; ainsi que par les dispositions conventionnelles, lorsque l'attribution a donné lieu à la signature d'une convention.
Lorsque le versement est réalisé en plusieurs parties, le solde de la subvention est versé aux deux conditions suivantes :
MODALITÉS DE RÉVISION DU MONTANT
Caractère général non-révisable des subventions départementales
Les subventions du Département présentent un caractère non-révisable dans le même exercice budgétaire en cours.
Elles ne permettent ainsi pas la prise en compte ultérieure de coûts d'opérations supplémentaires dont la nécessité serait apparue en cours d'exécution ou après décision de financement par le Département.
Demande d'aide complémentaire
À titre exceptionnel, l'association peut déposer une demande d'aide complémentaire auprès du Département en justifiant de difficultés exceptionnelles dûment motivées dans le dossier de demande.
Si, à l'issue d'une décision d'attribution, la somme des aides accordées sur l'exercice en cours excède 23 000 €, il est procédé à l'établissement d'une convention avec l'association demandeuse dans les conditions prévues par le présent règlement.
OBLIGATIONS DU DÉPARTEMENT
Communication et accès aux documents
Le Département est légalement tenu de faire figurer en annexe de son compte administratif :
Archivage des documents et données publics
Les données et documents produits ou collectés dans le cadre d'une demande de subvention sont considérés comme des archives au sens du Code du Patrimoine.
Sont plus précisément définies comme « archives publiques », les documents/données produit(e)s ou reçu(e)s par un organisme public ou un organisme privé chargé d'une mission de service public.
Leur conservation obéit aux dispositions du Code du Patrimoine (articles L. 211-1 et suivants).
Leur régime d'accès est fixé par les articles L. 213-1 à 213-8 du Code du Patrimoine.
ARTICLE 14 - OBLIGATIONS DU BÉNÉFICIAIRE
En cas de manquement aux obligations et interdictions ci-dessous, un message écrit (courriel ou courrier) rappelant les engagements fixés au règlement et appelant à la régularisation immédiate ou à venir sera transmis.
Si passé un délai de 15 jours, ou en cas de réitération des faits, le non-respect des engagements fixés au règlement venait à persister, l'association bénéficiaire s'expose au risque du non-versement total ou partiel la subvention attribuée ou à la demande d'une rétrocession de tout ou partie des sommes perçues.
Transmission d'information au Département
L'association informe par écrit et sans délai le Département de tout changement survenu dans son administration, sa direction ou sa gouvernance.
Réalisation
Le bénéficiaire d'une subvention est tenu de mettre en œuvre l'objet pour lequel il est subventionné et qu'il a déterminé lors du dépôt de la demande de subvention. Toute utilisation de la subvention dans un objectif différent de celui justifiant son attribution doit au préalable faire l'objet d'une autorisation expresse de la part du Département.
En cas d'inexécution totale ou partielle, de modifications substantielles de ses conditions d'exécution ou de retard de plus de 6 mois dans son exécution par l'Association, sans l'accord écrit et préalable du Département, celui-ci peut exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées, diminuer le montant de la subvention et/ou suspendre tout ou partie de son versement.
L'information au public
Le bénéficiaire d'une subvention est chargé d'informer le public de la participation financière qui lui est attribuée dans le but de rendre compte avec clarté et transparence de l'utilisation des fonds publics. Cela implique notamment de :
Le Département se réserve la possibilité de faire connaître, par tout moyen de son choix, l'action soutenue au titre d'une aide financière.
L'obligation de transmission des comptes
Toute association ayant reçu dans l'année en cours une ou plusieurs subventions est tenue de fournir à l'autorité qui a mandaté la subvention une copie de ses budgets et de ses comptes de l'exercice écoulé, ainsi que tout documents faisant connaître les résultats de leur activité, dans un délai de six mois suivant la clôture de l'exercice budgétaire (article L. 1611-4 du Code général des collectivités territoriales). La copie des comptes est certifiée :
Les associations concernées doivent également assurer la publicité de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes sur le site internet de la direction des journaux officiels dans les trois mois de l'approbation des comptes par l'organe délibérant.
L'absence de transmission de ces documents est susceptible d'entraîner la non-instruction automatique d'une nouvelle demande de subvention pour l'exercice budgétaire suivant.
Aides en nature
Les aides en nature sont constituées par l'ensemble des mises à disposition de locaux permanentes ou temporaires, d'équipements, de matériel, consenties à titre gratuit ainsi que les prestations réalisées par du personnel départemental, sans contrepartie financière.
Ces aides en nature devront être répertoriées et valorisées dans les documents présentés par les associations bénéficiaires. Elles font également l'objet d'une communication annuelle par le Département.
Contrôle de l'utilisation de la subvention
Le Département est fondé à exercer des contrôles, sur pièce ou sur place, concernant l'utilisation de la subvention accordée auprès des associations :
Dans le cadre de son plan de contrôle, le Département peut être conduit à réaliser un audit partiel ou global sur la structure.
L'association bénéficiaire s'engage à faciliter le contrôle exercé par le Département. Toute action de nature à différer ou ralentir le travail de contrôle engagé est susceptible d'être considéré comme un non-respect des dispositions du présent règlement.
Non-reversement de la subvention à un autre tiers
Sauf autorisation expresse et préalable du Département, sous la forme d'une convention signée par les deux parties, la subvention attribuée ne peut faire l'objet d'un reversement à un autre tiers.
RECOURS
L'attribution d'une subvention est effectuée par délibération du Conseil départemental ou de la Commission Permanente, qui peut faire l'objet d'un recours devant le Tribunal administratif de Pau dans un délai de deux mois. Ces délibérations sont également publiées sur le site internet du Département après leur adoption par le Conseil départemental ou la Commission Permanente.
Le présent règlement peut faire l'objet d'un recours devant le Tribunal administratif de Pau dans un délai de deux mois à compter de la publication de sa délibération d'adoption.
MODALITÉS DE SAISINE
La saisine des aides financières individuelles est faite par un travailleur social du Conseil Départemental au sein d'une des 27 Maisons Landaises de la Solidarité ou par un instructeur habilité (CCAS, associations, autres départements…), à l'appui des éléments concrets apportés par les demandeurs sur leur situation familiale, financière, professionnelle et sur leur projet.
En cas de mesure de protection, la demande est soit instruite par le mandataire, soit par le travailleur social accompagnant la famille. Dans tous les cas, l'évaluation et les éléments budgétaires émanant du mandataire sont indispensables pour étudier la demande.
CONSTITUTION DU DOSSIER Les demandes doivent être formalisées par écrit à l'aide du formulaire simplifié mis à disposition des travailleurs médico-sociaux des Maisons Landaises de la Solidarité. Il est soumis à la validation du cadre de territoire et/ou de la coordonnatrice PMI de la circonscription concernée. En cas d'accord, le demandeur est ensuite invité à se présenter devant le travailleur social pour la remise des bons d'urgence.
Imprimé régie pour les demandes de secours Au secrétariat de circonscription pour les demandes de secours
Les éléments composants le dossier relève de la responsabilité de l'usager qui est tenu de fournir des éléments fiables et avérés et de fournir les justificatifs qui s'imposent. L'instructeur peut être amené à vérifier les originaux des justificatifs apportés par le demandeur. Toute fausse déclaration entraine le refus de l'aide sollicitée et peut exposer le demandeur à des poursuites pénales (articles 441-1 à 441-11 du Code Pénal).
Un téléservice général, accessible en ligne sur le site du Département, est proposé aux associations éligibles qui doivent y déposer leur demande de subvention pour leur fonctionnement général.
Des téléservices spécifiques sont accessibles en ligne pour déposer une demande obéissant aux critères définis par les règlements particuliers tels que mentionnés à l'article 2 du présent règlement.
Le téléservice contient l'ensemble des informations nécessaires au bon dépôt d'un dossier de demande de subvention. Toute association peut solliciter l'aide des services du Département lors du dépôt de son dossier en écrivant à l'adresse électronique : associations@landes.fr
Dans le cas où le demandeur est dans l'incapacité d'accéder aux outils numériques, un dossier envoyé par courrier ou déposé à l'accueil du Conseil départemental (Hôtel du Département - 23, rue Victor Hugo ; 40000 Mont-de-Marsan) sera accepté sous réserve d'une information préalable auprès du service instructeur concerné.
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